COMUNICACIONES CON SEGURIDAD SOCIAL

Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social.

BOE de 29 de septiembre de 2020
TEXTO ORIGINAL
Las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social están reguladas mediante la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, que se dictó en desarrollo de las previsiones contenidas al efecto tanto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, como en el artículo 5.2.e) y en la disposición adicional quincuagésima del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, que constituían la normativa legal entonces vigente sobre la materia.
Posteriormente, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ha supuesto un nuevo avance en el uso de medios electrónicos en el ámbito de las administraciones públicas al establecer que la tramitación electrónica debe ser la forma habitual de funcionamiento de estas y de su relación con los ciudadanos. Sobre ese presupuesto, la ley se ordena hacia una administración totalmente electrónica, interconectada y transparente, que permita agilizar los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitación.
En esa orientación destacan las novedades introducidas por la citada ley en materia de notificaciones electrónicas, configuradas como preferentes. A ello se une la obligación de relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas que se impone a las personas jurídicas, a las entidades sin personalidad jurídica y a quienes ejerzan una actividad profesional que requiera previa colegiación, entre otros colectivos.
Además, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, atribuye a las administraciones públicas la facultad de establecer reglamentariamente la obligación de relacionarse con ellas por medios electrónicos y, en concreto, de practicar las notificaciones por esta vía respecto a determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado su acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. Fuera de estos supuestos, las personas físicas podrán elegir en todo momento la forma de relacionarse con las administraciones públicas en el ejercicio de sus derechos y obligaciones, ya sea a través de medios electrónicos o no.
Asimismo, la citada ley introduce nuevas medidas para garantizar el conocimiento de la puesta a disposición de las notificaciones por medios electrónicos, a través del envío de avisos de notificación a los dispositivos electrónicos o a la dirección de correo electrónico que haya comunicado el interesado.
Por su parte, y dentro del ámbito específico de la Seguridad Social, el artículo 132 del vigente texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, también regula las notificaciones de actos administrativos por medios electrónicos, estableciendo que se efectuarán a través de la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones, tanto respecto a los sujetos obligados que se determinen por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones como respecto a quienes, sin estar obligados, opten por dicha clase de notificación, así como otras peculiaridades relativas a la práctica de esas notificaciones.
En consecuencia, resulta preciso establecer una nueva regulación de las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social que se adapte al nuevo marco normativo. A esta finalidad responde esta orden, que, con ese objetivo, sustituye a la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo.
En cuanto al contenido y tramitación de esta orden se han observado los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Así, la norma es respetuosa con los principios de necesidad y de eficacia, pues responde al interés general, agilizando los procedimientos administrativos en el ámbito de la Seguridad Social, dotándolos de mayor seguridad y transparencia y, en definitiva, facilitando a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ante la Administración de la Seguridad Social.
Igualmente, la norma se adecúa al principio de proporcionalidad, sin que sea restrictiva de derechos, sino garante de los mismos, de acuerdo con la regulación legal que viene a desarrollar. Del mismo modo, viene a garantizar el principio de seguridad jurídica, al establecer una regulación coherente con el resto del ordenamiento jurídico, que resulta predecible y clara y que facilita la actuación y toma de decisiones por los interesados. En cuanto al principio de eficiencia, esta orden minora las cargas administrativas para los ciudadanos y, si bien su aplicación efectiva exige adaptaciones en los medios utilizados por la Administración de la Seguridad Social para relacionarse con los ciudadanos, su coste es totalmente proporcionado a los beneficios que reporta.
Finalmente, se cumple el principio de transparencia en tanto que, de conformidad con lo previsto en el artículo 26.6 de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno, esta orden se ha sometido al trámite de audiencia e información pública.
En el proceso de su tramitación, la norma también ha sido sometida a consulta de los órganos y organismos en cuyas competencias tiene algún tipo de incidencia.
Esta orden ha sido informada favorablemente por la Comisión Ministerial de Administración Digital del Departamento, al amparo de lo previsto en el artículo 2.2 h) de la Orden ESS/1355/2015, de 25 de junio, por la que se crea el citado órgano y se regula su composición y funciones.
La orden se dicta en ejercicio de las facultades atribuidas al Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones por los artículos 5.2 e) y 132.1 y por la disposición final octava del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social y al amparo del artículo 149.1.17.ª de la Constitución, que atribuye al Estado competencia exclusiva en materia de legislación básica de la Seguridad Social.
En su virtud, con la aprobación previa de la Ministra de Política Territorial y Función Pública y de acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
1. Esta orden tiene por objeto regular los supuestos, régimen y condiciones en que deben practicarse las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social, de conformidad con lo previsto en los artículos 14, 41, 42 y 43 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en los artículos 5.2.e) y 132 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre.
2. A los efectos de esta orden, se entiende por:
a) Administración de la Seguridad Social: la totalidad de las direcciones generales, entidades gestoras y servicios comunes incluidos en el ámbito de aplicación de la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (en adelante SEDESS), de conformidad con el artículo 2.a) de la Orden TIN/1459/2010, de 28 de mayo, creadora de dicha sede.
b) Notificación: actuación en el seno de un procedimiento administrativo que afecta a derechos o intereses del destinatario por la que se le traslada el contenido de una resolución o acto administrativo con las debidas garantías y formalidades para surtir efectos jurídicos.
c) Comunicación: actuación en el seno de un procedimiento administrativo destinada a poner en conocimiento del interesado hechos o circunstancias que no tienen efectos jurídicos.
d) Aviso: mensaje electrónico mediante el que se pone en conocimiento de la persona o entidad interesada la existencia de una notificación o una comunicación electrónica a ella dirigida.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Lo dispuesto en esta orden será de aplicación a las notificaciones y comunicaciones electrónicas dirigidas a las personas físicas, jurídicas o entes sin personalidad jurídica que sean sujetos de relaciones jurídicas con la Administración de la Seguridad Social en materia de inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización, recaudación y prestaciones, así como respecto de cualquier otra relación jurídica con la citada Administración de la Seguridad Social, con las excepciones y salvedades previstas en esta orden, o en cualquier otra norma de rango legal o reglamentario que regule esta materia.
Las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social deberán incorporarse al sistema de notificación electrónica regulado en esta orden, a efectos de recibir las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social mediante comparecencia en la SEDESS, desde la fecha de efectos de la autorización de su constitución.
En todo caso, quedarán excluidas las relaciones jurídicas en las que la Administración de la Seguridad Social actúe en calidad de sujeto de derecho privado.
Artículo 3. Sistema de notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos.
1. Las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social se practicarán mediante el sistema de comparecencia en la SEDESS en la dirección electrónica https://sede.seg-social.gob.es, salvo que se trate de relaciones jurídicas para las que se establezca o se haya establecido otro sistema de notificación o comunicación electrónica.
2. En ningún caso se efectuarán por comparecencia en la SEDESS las notificaciones o comunicaciones siguientes:
a) Las dirigidas a las entidades financieras adheridas al procedimiento para efectuar por medios electrónicos el embargo de dinero en cuentas abiertas en entidades de crédito.
b) Las dirigidas a las administraciones públicas adheridas al procedimiento para efectuar por medios electrónicos la traba de las devoluciones tributarias o de ingresos indebidamente realizados y pagos con cargo al presupuesto de gastos de dichas administraciones públicas.
c) Las dirigidas a las administraciones públicas y a los profesionales oficiales solicitando información, objeto o no de tratamiento automatizado, que sea útil para la recaudación de los recursos de la Seguridad Social.
d) Las dirigidas por la Administración de la Seguridad Social en los supuestos en que, de acuerdo con el artículo 77 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, esté obligada al suministro o cesión de los datos, informes o antecedentes obtenidos en el ejercicio de sus funciones.
e) Todas aquellas que se realicen a través de entornos seguros entre distintas entidades o administraciones públicas.
Artículo 4. Sujetos obligados a recibir notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos.
1. Estarán obligados a recibir por medios electrónicos las notificaciones y comunicaciones que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Administración de la Seguridad Social:
a) En todo caso, las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica, así como quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, cuando la notificación o comunicación se produzca por razón del ejercicio de dicha actividad profesional.
b) Las personas físicas no incluidas en el párrafo a) que estén obligadas a incorporarse al Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social (en adelante Sistema RED), y las que, sin estar obligadas se hayan adherido voluntariamente al mismo, según lo previsto en la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, por la que se regula el Sistema de remisión electrónica de datos en el ámbito de la Seguridad Social.
Dichas personas quedarán obligadas a comparecer en la SEDESS, a efectos de recibir las notificaciones y comunicaciones electrónicas a que se refiere esta orden, desde el momento en que deban estar incorporadas al Sistema RED o desde el momento de su incorporación a dicho sistema, respectivamente.
c) Las personas físicas no incluidas en los párrafos a) y b) que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
d) Quienes figuren inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social como apoderados para recibir notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social, u ostenten un poder general inscrito en el Registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado, aun cuando sus poderdantes no estén obligados a relacionarse electrónicamente con la misma.
2. Las personas físicas no incluidas en el apartado anterior podrán manifestar su voluntad de recibir las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social exclusivamente por medios electrónicos, a través del servicio correspondiente de la SEDESS, quedando automáticamente obligadas a recibirlas mediante comparecencia en dicha sede electrónica desde que hayan ejercitado su opción por esa forma de notificación. No obstante, en cualquier momento podrán manifestar a través de dicho servicio su voluntad de que las notificaciones sucesivas dejen de practicarse exclusivamente por medios electrónicos.
En todo caso, las notificaciones y comunicaciones que se practiquen por medios no electrónicos también se pondrán a disposición de sus destinatarios en la SEDESS para que puedan acceder a su contenido de manera voluntaria, desplegando los correspondientes efectos, en el caso de las notificaciones,según lo previsto en el artículo 9.
Artículo 5. Notificaciones y comunicaciones efectuadas por medios no electrónicos.
1. En ningún caso se efectuarán por medios electrónicos las siguientes notificaciones:
a) Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no sean susceptibles de conversión en formato electrónico.
b) Las que contengan medios de pago a favor de los interesados, tales como cheques.
c) Las que, conforme a su normativa específica, deban practicarse mediante personación en el domicilio del interesado o en otro lugar señalado al efecto por dicha normativa, o en cualquier otra forma no electrónica.
2. La Administración de la Seguridad Social podrá practicar las notificaciones y comunicaciones por medios no electrónicos, aun cuando se trate de sujetos obligados a recibirlas por medios electrónicos:
a) Cuando se realicen con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
b) Cuando, para asegurar la eficacia de la actuación administrativa, resulte necesario practicar la notificación o comunicación por entrega directa de un empleado público de la administración notificante.
c) Cuando resulten incompatibles con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.
Artículo 6. Puesta a disposición de las notificaciones y comunicaciones electrónicas en la SEDESS.
1. En los supuestos previstos en el artículo 4.1, párrafos a) y b), las notificaciones y comunicaciones electrónicas se pondrán a disposición tanto del obligado a recibirlas como, en su caso, del autorizado que en cada momento tenga asignada la gestión en el Sistema RED del código de cuenta de cotización principal o, en su defecto, del número de Seguridad Social de aquel, en los términos previstos en la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo. No obstante, el sujeto obligado podrá optar en cualquier momento por que las notificaciones y comunicaciones electrónicas a él dirigidas se pongan exclusivamente a su disposición, o a la de un tercero a quien hayan otorgado su representación.
Las notificaciones y comunicaciones dejarán de ser accesibles para el autorizado en el Sistema RED a partir de la fecha en que quede desasignado o, en su caso, desde el momento en que el obligado opte por que se pongan exclusivamente a su disposición, y solo para aquellas notificaciones o comunicaciones que no hayan sido emitidas a la fecha de la desasignación o del ejercicio de la opción.
2. Las notificaciones y comunicaciones electrónicas practicadas a los autorizados en el Sistema RED se entenderán realizadas a los interesados obligados a recibirlas, siendo válidas y vinculantes para ellos.
Cuando las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos se pongan a disposición de un autorizado en el Sistema RED y este hubiera designado uno o más usuarios secundarios para la transmisión electrónica de datos en dicho sistema, conforme a lo previsto en la orden reguladora del mismo, las notificaciones y comunicaciones que estos reciban se entenderán practicadas directamente al titular de la autorización.
3. En el supuesto previsto en el artículo 4.1.d) las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos se pondrán a disposición tanto del poderdante como de su apoderado o apoderados.
En estos casos, a partir de la fecha en que se produzca la inscripción del apoderamiento en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social o, en su caso, en el Registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado, los apoderados podrán acceder, con efectos de notificación o comunicación, al contenido de los actos, actuaciones, hechos o circunstancias dirigidos al poderdante que se pongan a disposición en la SEDESS, así como a aquellos que a dicha fecha no hubieran sido notificados o comunicados.
Del mismo modo, las notificaciones y comunicaciones dirigidas al poderdante dejarán de ser accesibles para el apoderado a partir de la fecha en que el apoderamiento deje de tener efectos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social o en el Registro electrónico de apoderamientos de la Administración General del Estado.
4. En los supuestos de multiplicidad de posibles receptores a los que se refieren los apartados anteriores, se tomará como fecha de notificación o comunicación aquella en que se hubiera producido en primer lugar el acceso al contenido de los actos, actuaciones, hechos o circunstancias puestos a disposición en SEDESS o su rechazo.
Artículo 7. Extinción de la autorización o del poder para recibir notificaciones y comunicaciones.
1. Cuando, conforme a lo establecido en el artículo 6.1, un autorizado en el Sistema RED sea receptor de notificaciones electrónicas y se produzca la desvinculación del código de cuenta de cotización principal y, en su caso, del número de Seguridad Social asignado a la autorización, las notificaciones y comunicaciones electrónicas se pondrán exclusivamente a disposición del interesado obligado a recibirlas o de un tercero a quien hayan otorgado su representación, hasta tanto dicho código o número de Seguridad Social queden asignados a un nuevo autorizado en el Sistema RED, en cuyo caso también se pondrán a disposición de este último.
Una vez que se haya producido la desvinculación entre el sujeto responsable y el autorizado RED, se remitirán los avisos correspondientes que informen acerca de los efectos que se deriven en materia de recepción de notificaciones o comunicaciones. En ningún caso la ausencia de dichos avisos podrá aducirse para oponerse a la eficacia jurídica que tengan las notificaciones o comunicaciones electrónicas que se produzcan a partir de dicho momento.
2. En el supuesto del artículo 6.3, cuando el apoderado manifieste su renuncia a la representación otorgada o se produzca la extinción del poder otorgado por cualquier otra causa que afecte al apoderado, tal circunstancia se comunicará por la Administración de la Seguridad Social al poderdante, practicándose las notificaciones y comunicaciones directamente a este.
Artículo 8. Práctica de las notificaciones electrónicas.
1. La notificación por la Administración de la Seguridad Social mediante el sistema de comparecencia en la SEDESS se entenderá producida en el momento en que cualquiera de los posibles receptores previstos en el artículo 6 acceda al contenido de la actuación administrativa correspondiente a través de dicha sede.
Se entenderá rechazada la notificación si, transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la SEDESS, no se accede a su contenido.
2. Cuando la Administración de la Seguridad Social ponga a disposición del interesado y, en su caso, de su autorizado o apoderado, una actuación administrativa en la SEDESS a efectos de su notificación, se remitirá un aviso de carácter informativo al dispositivo electrónico y/o dirección de correo electrónico que aquellos hubieran comunicado a estos efectos.
El aviso informativo contendrá los datos básicos que permitan la identificación de la notificación.
La omisión del aviso no impedirá la validez de la notificación en la SEDESS practicada conforme a lo previsto en esta orden.
3. La identificación del destinatario o destinatarios de la notificación necesariamente se realizará mediante los sistemas de identificación y firma admitidos en la SEDESS.
4. Con carácter previo al acceso al contenido de las actuaciones administrativas, y una vez seleccionada por su destinatario la que corresponda, se visualizará un aviso del carácter de notificación que tendrá dicho acceso o, en su caso, el rechazo de la notificación, bien sea expreso o por el transcurso del plazo de diez días naturales previsto en el artículo 43.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, debiendo aceptar expresamente la notificación para que se haga efectivo el acceso al contenido de la actuación administrativa.
Cuando por causas imputables a la Administración de la Seguridad Social el acceso a las notificaciones en SEDESS dentro del plazo de los diez días naturales no sea posible por un tiempo superior a doce horas, se considerará suspendido temporalmente dicho plazo desde el día del inicio hasta el siguiente al de la finalización de la incidencia, reanudándose entonces el cómputo del plazo.
5. El sistema de notificación electrónica mediante comparecencia en la SEDESS acreditará la fecha y hora en que tenga lugar la puesta a disposición del acto objeto de notificación, así como la fecha y hora del acceso a su contenido o, en su caso, del rechazo, y dejará constancia de la concreta actuación administrativa notificada y de su contenido.
Todos los datos anteriores podrán ser certificados por la SEDESS. La certificación podrá generarse de manera automatizada e incluirá la identidad del destinatario y del receptor, así como, en su caso, la fecha en que la notificación se consideró rechazada por haber transcurrido el plazo de diez días naturales indicados en el apartado anterior o en que se rechazó expresamente.
Artículo 9. Práctica simultánea de notificaciones electrónicas y no electrónicas.
Cuando, en los supuestos previstos en los artículos 4.2 y 5.2, la Administración de la Seguridad Social lleve a cabo la práctica de notificaciones de forma simultánea por medios electrónicos y no electrónicos, todos los efectos de la actuación administrativa de que se trate se entenderán producidos a partir de la primera de las notificaciones efectuadas, bien por comparecencia en la SEDESS de forma voluntaria o bien por medios no electrónicos.
Disposición transitoria única. Suscripción voluntaria para la recepción de notificaciones electrónicas.
Los sujetos no obligados a relacionarse con la Administración de la Seguridad Social por medios electrónicos que hubieran manifestado su voluntad de recibir las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social por dichos medios, al amparo de lo previsto en el artículo 3.3 de la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social, seguirán recibiendo las notificaciones y comunicaciones a ellos dirigidas exclusivamente por medios electrónicos, considerándose a los efectos de esta orden que han manifestado su voluntad en tal sentido, en tanto no manifiesten lo contrario a través del correspondiente servicio en la SEDESS.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa.
Queda derogada la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social.
Disposición final primera. Título competencial.
Esta orden se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.17.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de legislación básica de la Seguridad Social.
Disposición final segunda. Facultades de aplicación y desarrollo.
Se faculta al titular de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones para dictar cuantas resoluciones resulten necesarias para la aplicación y ejecución de lo previsto en esta orden.
Disposición final tercera. Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día 2 de octubre de 2020.
Madrid, 24 de septiembre de 2020.–El Ministro de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, José Luis Escrivá Belmonte.