Registros: Publicación de las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad de las empresas, organizaciones y administraciones públicas

Orden ESS/1554/2016, de 29 de septiembre, por la que se regula el procedimiento para el registro y publicación de las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad de las empresas, organizaciones y administraciones públicas.

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BOE  1 de octubre de 2016

Textos originales:

• DE CONFORMIDAD con los arts. 35 y 39 de la Ley 2/2011, de 4 de marzo
• CITA:
  • Ley 39/2015, de 1 de octubre
  • Directiva 2014/95/UE, de 22 de octubre

TEXTO

El Consejo de Ministros aprobó el 24 de octubre de 2014 la Estrategia Española de Responsabilidad Social de las Empresas, para el marco temporal 2014-2020, que se enmarca en el objetivo del Gobierno de impulsar iniciativas destinadas a fortalecer la economía española y avanzar hacia la consecución de un crecimiento inclusivo y sostenible.

La Estrategia recoge las recomendaciones plasmadas en la Estrategia Renovada de la Unión Europea sobre Responsabilidad Social de las Empresas, y tiene en cuenta además otras iniciativas de organizaciones y organismos internacionalmente reconocidos en la materia, tales como las líneas directrices de la OCDE para las empresas multinacionales, los diez principios de la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, la Guía ISO 26000 sobre responsabilidad social, la Declaración tripartita de principios sobre las empresas multinacionales y la política social de la OIT y los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos y los principios de inversión responsable de Naciones Unidas.

Su objetivo es apoyar el desarrollo de las prácticas responsables de las organizaciones públicas y privadas con el fin de que se constituyan en un motor significativo de la competitividad del país y de su transformación hacia una sociedad y una economía más productiva, sostenible e integradora.

En el ámbito de la responsabilidad social, y como ejercicio de transparencia y compromiso con sus valores y principios, un número creciente de organizaciones públicas y privadas publican memorias o informes de responsabilidad social, que adoptan diversos nombres y con una variadísima tipología en cuanto a su estructura, a través de las cuales dan a conocer sus buenas prácticas en la materia y los resultados obtenidos en sus políticas internas dedicadas a aspectos como la sostenibilidad ambiental, el buen gobierno o el consumo responsable, entre otros muchos aspectos.

A pesar de la gran variedad de este tipo de informes o memorias de responsabilidad social, es cierto que existen varias metodologías, aceptadas internacionalmente, que suelen servir de modelo u orientación, aunque en otros casos las propias organizaciones elaboran sus modelos propios para reportar este tipo de información.

Las memorias o informes sobre responsabilidad social empresarial que las organizaciones realizan no son un mero informe más, sino una forma de dar a conocer a la sociedad sus actuaciones y su compromiso con determinados principios y con una forma de organizarse y dirigirse más sostenible y preocupada por sus grupos de interés.

En el ordenamiento jurídico español, el artículo 35 de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible, modificado por la Ley 35/2014, de 26 de diciembre, por la que se modifica el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social en relación con el régimen jurídico de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, establece que las sociedades mercantiles estatales, las entidades públicas empresariales adscritas a la Administración General del Estado, así como las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social, deben elaborar anualmente informes de gobierno corporativo y memorias de sostenibilidad, y el artículo 39 de la misma ley, en el apartado 3, establece que las sociedades anónimas podrán hacer públicos con carácter anual sus políticas y resultados en materia de Responsabilidad Social Empresarial a través de un informe específico basado en objetivos, características, indicadores y estándares internacionales, y que en el caso de sociedades anónimas de más de 1.000 asalariados, este informe anual de Responsabilidad Social Empresarial será objeto de comunicación al Consejo Estatal de Responsabilidad Social de las Empresas.

El mismo artículo 39, en su párrafo primero señala que, con el objetivo de incentivar a las empresas, organizaciones e instituciones públicas o privadas, especialmente a las pequeñas y medianas y a las empresas individuales, a incorporar o desarrollar políticas de responsabilidad social, las Administraciones Públicas mantendrán una política de promoción de la responsabilidad social, difundiendo su conocimiento y las mejores prácticas existentes y estimulando el estudio y análisis sobre los efectos en materia de competitividad empresarial de las políticas de responsabilidad social.

Se observa, por un lado, la obligación de elaborar memorias de sostenibilidad e informes de gobierno corporativo, para el caso de ciertas entidades públicas, y la posibilidad de hacerlo por parte de las entidades privadas. Lo que también se desprende, es la necesidad de que las administraciones públicas promuevan estas actuaciones, adoptando medidas que ayuden a difundir el conocimiento y las buenas prácticas de estas entidades.

En los ámbitos señalados, el Real Decreto 343/2012, de 10 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, establece que la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas tiene, entre otras funciones, la promoción de la responsabilidad social de las empresas, en particular de las pequeñas y medianas, así como la realización de cualquier otra actividad que se le encomiende en dicho ámbito de actuación; y el diseño, gestión y seguimiento de programas y ayudas para la difusión y fomento de la responsabilidad social de las empresas.

Para avanzar en la consecución de estos objetivos, y dando respuesta a la previsión establecida en los citados artículos 35 y 39 de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, se precisa establecer un fichero público donde se alojen dichas memorias e informes, teniendo en cuenta toda la variada tipología existente, y donde se pueda dar visibilidad a las mismas.

Asimismo, se precisa también de la regulación de un procedimiento específico que establezca las líneas sobre las que se asiente dicho trámite, constatando este Ministerio la presentación de la Memoria o informe, su registro, así como la voluntad de su publicación, como ejercicio de transparencia de la actividad de las empresas, organizaciones y administraciones públicas.

Por otro lado, la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, por la que se modifica la Directiva 2013/34/UE en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos, establece que las grandes empresas que sean entidades de interés público, y las entidades de interés público que sean empresas matrices de un gran grupo, que, en sus fechas de cierre del balance, cuenten con un número medio superior a 500 empleados durante el ejercicio, incluirán en el informe de gestión un estado no financiero que contenga información relativa, como mínimo, a cuestiones medioambientales y sociales, relativas al personal, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno. Dicha información puede excepcionalmente no incluirse en el informe de gestión que se presenta en el Registro Mercantil si la empresa elabora un informe separado correspondiente al mismo ejercicio basándose o no en marcos normativos nacionales, de la Unión o internacionales y dicho informe ya incluye la información exigida, debiendo estar mencionada esta circunstancia en el referido informe de gestión.

Resulta necesario, por tanto, permitir la publicidad de los informes y memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad que, enviadas voluntariamente por las entidades al Ministerio de Empleo y Seguridad Social, puedan ahora dar respuesta también a la citada Directiva, mediante ese informe separado del informe de gestión.

Procede, por todo lo anterior, establecer la regulación del procedimiento para el registro y publicación de las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad de las empresas, organizaciones y administraciones públicas, así como de los informes de aquellas entidades que deseen dar respuesta a la citada Directiva mediante este procedimiento, en el fichero público del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Este procedimiento tendrá carácter electrónico, y las comunicaciones se realizarán por vía electrónica, al amparo de lo establecido en el apartado 6 del artículo 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

En la tramitación de esta orden ha emitido informe favorable la Agencia Española de Protección de Datos.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto establecer el procedimiento para la recepción y registro de las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad, así como de los informes que den respuesta a la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, y proceder, en su caso, a su publicación en el portal Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Se pretende, en primer lugar, dar visibilidad a las iniciativas y políticas que, en materia de Responsabilidad Social, desarrollan las empresas y organizaciones, tanto públicas como privadas, así como las administraciones públicas. Asimismo, se reconocerá este ejercicio de transparencia a aquellas entidades que lo soliciten, una vez hayan enviado su memoria o informe y ésta haya sido publicada.

En segundo lugar, y en el caso de que las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, por la que se modifica la Directiva 2013/34/UE en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos, deseen publicar la información requerida a través de un informe separado del informe de gestión, podrán hacerlo a través de este procedimiento, indicando tal circunstancia en el informe de gestión.

Artículo 2. Destinatarios.

1. Podrán enviar las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad, y solicitar su publicación las empresas, organizaciones, instituciones y entidades públicas y privadas, así como administraciones públicas, que pongan en marcha iniciativas y políticas de responsabilidad social y sostenibilidad.
2. Las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, por la que se modifica la Directiva 2013/34/UE en lo que respecta a la divulgación de información no financiera e información sobre diversidad por parte de determinadas grandes empresas y determinados grupos, podrán enviar sus informes y dar respuesta a la citada Directiva.
3. Igualmente, en ambos casos, podrán solicitar la resolución que reconozca la elaboración de la memoria o informe conforme a lo establecido en la presente orden.
4. La publicación de las memorias e informes de las administraciones públicas y de las entidades públicas dependientes de las mismas, responde al principio de publicidad activa previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el acceso a dicha información se realizará a través de la Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, con sujeción a dicha norma. Asimismo, las memorias o informes podrán ser objeto de reutilización, al amparo de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.

Artículo 3. Requisitos de las entidades.

1. Las entidades solicitantes deberán presentar la memoria de responsabilidad social o de sostenibilidad, en la que, basándose en cualquiera de los modelos nacionales e internacionales existentes, se exprese la vinculación y compromiso de la entidad con las políticas de responsabilidad social y sostenibilidad, así como la puesta en marcha en su organización de este tipo de políticas, mostrando los resultados obtenidos.

Las memorias o informes que presenten las entidades solicitantes deberán estar en un formato que, sin perjuicio de los ajustes razonables que deban adoptarse, cumpla con los criterios de accesibilidad universal, al amparo del texto refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre.

2. Las Memorias deberán incluir información sobre, al menos, alguno de los ámbitos siguientes, y de acuerdo a la materialidad y especificidad de la entidad proponente:

Transparencia en la gestión.

Buen gobierno corporativo.

Lucha contra la corrupción y el soborno.

Compromiso con lo local y el medioambiente.

Mejora de las relaciones laborales.

Políticas de accesibilidad universal e inclusión de colectivos en riesgo de exclusión social.

Políticas de diversidad e igualdad.

Consumo responsable y sostenible.

Información sobre aspectos ambientales, sociales y de buen gobierno (criterios ASG).

Respeto, protección y defensa de los derechos humanos, en toda la cadena de suministro de la entidad proponente.

Opiniones de los grupos de interés.

Cualesquiera otras que muestren un compromiso con los valores y principios de la responsabilidad social empresarial y la sostenibilidad.

3. La entidad deberá especificar si la memoria ha sido elaborada conforme a algún modelo específico de Memorias de Responsabilidad Social o de Sostenibilidad, y si la misma ha sido verificada o auditada por alguna entidad externa.
4. Para poder solicitar la publicación de las memorias, los representantes de la entidad deberán adjuntar declaración responsable acreditando la veracidad de los datos aportados en la solicitud, como representantes de la entidad.
5. En el caso de los informes que pretendan dar respuesta a la Directiva Europea citada anteriormente, el contenido de aquellos deberá ajustarse al contenido establecido en la directiva y al determinado por la norma que proceda a la transposición de la misma.

Artículo 4. Instrucción del procedimiento.

1. El procedimiento será de carácter telemático y constará de dos fases. En la primera, las entidades solicitantes rellenarán un formulario donde adjuntarán una declaración responsable, según el modelo que se facilite. Una vez comprobada que la solicitud inicial es correcta, se enviará a las entidades un nombre de usuario y contraseña que les permita entrar en la aplicación informática habilitada al efecto, y solicitar la publicación de sus memorias o informes, así como el reconocimiento de la elaboración y envío de la misma.
2. Las entidades deberán iniciar la solicitud de publicación de las memorias ante la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, a través de la sede electrónica del Departamento, en la dirección https://explotacion.mtin.gob.es/memrse, en virtud de lo establecido en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Este procedimiento quedará incorporado igualmente al Catálogo de Procedimientos del Sistema de Información Administrativa (SIA).
3. Una vez iniciada la solicitud, y comprobada por la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas que cumple con los requisitos establecidos en la presente orden, la entidad solicitante presentará, por los mismos medios, la Memoria o informe de acuerdo con lo establecido en el artículo 3, así como, en su caso, el informe de auditoría o verificación, cuando disponga del mismo.
4. La entidad podrá indicar si desea un reconocimiento expreso acerca de la elaboración de la memoria o informe y de su voluntad de publicación, resolviendo la Dirección General en tal sentido, en el caso de que proceda.
5. Dicha Dirección General comprobará que tanto los datos aportados del declarante como los aspectos formales de la Memoria se ajustan a los requerimientos marcados en esta orden, y procederá, en su caso, al registro de la memoria o informe y a su publicación en la Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
6. Si la entidad solicitante no presentara la documentación con los requisitos establecidos, o se precisase más información que la aportada, se le requerirá para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, al amparo del artículo 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
7. Cuando se produzca una paralización del procedimiento, debido a que la entidad solicitante no hubiera aportado los datos solicitados, o habiendo presentado la solicitud no haya entregado posteriormente la memoria, se le comunicará a la entidad que, transcurridos tres meses desde la recepción del requerimiento de información, sin que se pueda reanudar la tramitación del procedimiento, se producirá la caducidad del mismo.

Artículo 5. Resolución del procedimiento.

1. La Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad de las Empresas, una vez comprobado que la entidad solicitante y la Memoria o informe presentados cumplen con los requisitos establecidos en esta orden, resolverá y procederá, en su caso, a su publicación en el plazo máximo de tres meses a contar desde la presentación de la solicitud, notificándolo a la entidad solicitante.

Asimismo, a aquellas entidades que lo hayan solicitado, se les reconocerá la elaboración de la memoria o informe con indicación de las materias que contenga, en base a lo establecido en el artículo 3.2 de la presente orden, así como su voluntad de publicación.

2. En el caso de que la memoria no recoja ninguna de las materias específicas establecidas en el artículo 3.2 de la presente orden, o no reúna los requisitos establecidos, se notificará tal circunstancia a la entidad solicitante con objeto de que subsane la falta o aporte la información requerida, al amparo del artículo 76.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3. Transcurrido el plazo mencionado en el apartado primero, sin que se haya dictado resolución, se entenderá que la solicitud ha sido estimada por silencio administrativo, de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
4. Esta resolución no pone fin a la vía administrativa. Por consiguiente, dicha resolución podrá ser recurrida en alzada ante el titular de la Secretaría de Estado de Empleo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 114 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 6. Publicación de memorias adicionales y compromisos de las Entidades.

1. En cualquier momento, a través de la sede electrónica del Ministerio, la entidad cuya memoria o informe fue publicada, podrá presentar nuevas memorias de Responsabilidad Social y de Sostenibilidad, así como nuevos informes, que se refieran a ejercicios posteriores o a actuaciones diversas, sometiéndose a los mismos requisitos previstos en esta orden, y que formarán parte, en su caso, del mismo apartado histórico de publicaciones de la entidad.
2. La entidad cuya memoria o informe haya sido objeto de publicación no podrá, salvo autorización previa expresa, hacer uso del logo del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, ni cualquier otro relacionado con este Departamento, a los efectos de reconocimiento público por dicha publicación.

No obstante lo anterior, la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas podrá facilitar o proveer distintivos a aquellas entidades que cumplan los requisitos establecidos en la presenten orden para la publicación de las memorias.

Artículo 7. Compromisos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

La Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas se compromete a realizar las siguientes actividades:

1. a) Almacenar en el repositorio las Memorias de Responsabilidad Social y de Sostenibilidad, así como los informes que den respuesta a la Directiva 2014/95/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 22 de octubre de 2014, de las entidades solicitantes que hayan cumplido los requisitos exigidos.
2. b) Publicar dichas memorias e informes, en el caso de que las entidades obtengan resolución favorable de la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, en la página Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
3. c) Incluir a las entidades que publiquen sus memorias e informes en la relación de entidades comprometidas con la responsabilidad social que se publicará en la página Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
4. d) Reconocer a las empresas o entidades cuyas memorias han sido registradas y publicadas, al haber cumplido los requisitos establecidos en la presente orden.

Artículo 8. Reconocimientos especiales.

La Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas podrá realizar reconocimientos especiales a aquellas entidades que destaquen por sus actuaciones en materia de responsabilidad social.

Artículo 9. Revocación.

La Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad de las Empresas, previa audiencia de la entidad, podrá revocar la publicación de la Memoria, mediante resolución motivada, en el caso de que la entidad incumpla de manera sobrevenida cualquiera de los requisitos exigidos en la presente orden.

Artículo 10. Renuncia.

Las entidades podrán renunciar a la publicación de cualquiera de sus memorias e informes, notificándolo a la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad de las Empresas. La aceptación de la renuncia implica la retirada de la publicación de dicha memoria o informe.

Artículo 11. Seguimiento de las publicaciones.

La Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas realizará estudios periódicos y estadísticas sobre la situación y evolución de la responsabilidad social en España, que sirvan de base para los trabajos que se puedan encomendar al Consejo Estatal de Responsabilidad Social de las Empresas.

Disposición adicional única. Creación de un fichero de datos de carácter personal.

1. Se crea el fichero de datos de carácter personal «Memorias de Responsabilidad Social y de Sostenibilidad», con las siguientes características:
2. a) Finalidad del fichero: gestionar el proceso de publicación de las memorias de responsabilidad social y de sostenibilidad.
3. b) Usos previstos: conceder, mantener, suspender o revocar la publicación de la Memoria de la entidad, así como el seguimiento de todo el proceso.
4. c) Personas o colectivos de los que se obtienen los datos o que resulten obligados a suministrarlos: personas que ostentan la representación de las entidades y entidades que presentan las memorias.
5. d) Procedimiento de recogida de los datos: aplicación informática.
6. e) Estructura básica del fichero y descripción de los datos recogidos: nombre, apellidos y DNI o pasaporte del representante de la entidad, y nombre, tamaño, CIF y sector de actividad de la entidad cuya memoria se publica.
7. f) Sistema de tratamiento: automatizado.
8. g) Cesiones de datos previstas: no se prevén.
9. h) Transferencias internacionales previstas a terceros países: no se prevén.
10. i) Órgano responsable del fichero: Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas.
11. j) Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de rectificación, cancelación y oposición: Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas.
12. k) Medidas de seguridad: nivel básico.
13. En el plazo de treinta días desde la entrada en vigor de la presente orden, se notificará la constitución del fichero a la Agencia Española de Protección de Datos a los efectos de su inscripción en el Registro General de Protección de Datos

Disposición transitoria única. Ámbito temporal de los informes y memorias.

A los efectos de lo dispuesto en la presente orden, las memorias o informes que las entidades públicas o privadas presenten, deberán remontarse como máximo al ejercicio 2012.

Disposición final primera. Título competencial.

Esta orden ministerial se dicta al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.7ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado la competencia en materia de legislación laboral, sin perjuicio de su ejecución por los órganos de las Comunidades Autónomas.

Disposición final segunda. Modelos de solicitud y facultades de aplicación y desarrollo.

Se habilita al titular de la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas para establecer y modificar los formularios para la tramitación del procedimiento regulado por la presente orden, así como para dictar cuantas instrucciones y resoluciones sean precisas para la aplicación y desarrollo de lo dispuesto en la misma.

Disposición final tercera. Ausencia de incremento del gasto público.

Las medidas incluidas en esta norma no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.

Disposición final cuarta. Referencias legislativas.

Las referencias contenidas en esta orden a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y a la Ley 11/2007, de 22 de junio, se entenderán hechas a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cuando se produzca su entrada en vigor.

Disposición final quinta. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 29 de septiembre de 2016.–La Ministra de Empleo y Seguridad Social, Fátima Báñez García.