Eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra

ORDEN FORAL 51/2016, de 14 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra.

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El Decreto Foral 75/2006, de 30 de octubre, aprobaba el Reglamento que regula la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental, creada en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra (artículo 78) y desarrollada en sus líneas básicas en la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril de Archivos y Documentos (artículo 10).

Concretamente, el Reglamento, al establecer las funciones de la Comisión de Evaluación Documental, recoge una serie de aspectos a tener en cuenta, relevantes para la evaluación de los documentos producidos por las Administraciones Públicas de Navarra:

–Señala que las Administraciones Públicas de Navarra podrán acogerse a los plazos de conservación o eliminación y acceso de las series comunes a todas ellas, establecidos con carácter general por la Comisión de Evaluación Documental.

–Indica que las Administraciones Públicas de Navarra pueden tener sus propias comisiones de evaluación, con la obligación en tal caso de hacer públicos sus calendarios de conservación, que serán supervisados por el Departamento competente en materia de archivos.

–Establece que las Administraciones Públicas que no dispongan de comisión de evaluación propia pueden solicitar a la Comisión de Evaluación Documental la determinación de los plazos de conservación o eliminación, de acuerdo con un procedimiento específico.

Corresponde, en consecuencia, al Departamento de Cultura, Deporte y Juventud, en condición de cabecera del Sistema Archivístico de Navarra, establecer el cauce adecuado para la evaluación y eliminación de documentos inútiles administrativamente y sin valor histórico producidos por las Entidades Locales de Navarra, asegurando en todo caso la conservación con carácter permanente de un patrimonio documental representativo, al servicio de la ciudadanía.

El Departamento de Cultura, Deporte y Juventud entiende que debe facilitar que los acuerdos de evaluación adoptados tanto por las Entidades Locales dotadas de comisiones de evaluación propias, como por la Comisión de Evaluación Documental referidos a documentos producidos por las Entidades Locales puedan tener aplicación también en el resto de las Entidades Locales de Navarra, bajo la supervisión del Departamento, como competente en materia de archivos.

Estas instrucciones han sido informadas preceptivamente por la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de Cultura en su sesión de 31 de mayo de 2016, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9, relativo a las funciones de dicho Consejo, de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.

En virtud de las facultades conferidas por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril de Archivos y Documentos,

ORDENO:

1.º Aprobar las Instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra, cuyo texto se incluye como anexo.

2.º Trasladar la presente Orden Foral a la Dirección General de Cultura – Institución Príncipe de Viana, al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y a la Secretaría General Técnica.

3.º Publicar la presente Orden Foral y su anexo en el Boletín Oficial de Navarra.

4.º Contra la presente Orden Foral cabe interponer recurso de alzada ante el Gobierno de Navarra en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de su publicación.

En el caso de Administraciones Públicas, contra esta Orden Foral podrá interponerse recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses desde su publicación, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, sin perjuicio de poder efectuar requerimiento previo en la forma y el plazo establecidos en el artículo 44 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso- Administrativa.

Pamplona, 14 de junio de 2016.–La Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, Ana Herrera Isasi.

INSTRUCCIONES PARA LA EVALUACIÓN Y LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE LAS ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA

–Las comisiones de evaluación documental propias constituidas por las Entidades Locales de Navarra deberán contar necesariamente con la presencia, como miembro, de un técnico del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.

–Las Entidades Locales de Navarra que hayan constituido sus propias comisiones de evaluación documental publicarán sus acuerdos en el Boletín Oficial de Navarra, con identificación clara e inequívoca de la denominación de la serie, expedientes y tipos documentales evaluados. Del mismo modo, informarán anualmente a la Comisión de Evaluación Documental de las eliminaciones concretas llevadas a cabo sobre documentos en el período, con indicación del acuerdo en concreto que las autoriza.

–La Comisión de Evaluación Documental hará públicos en la web institucional el conjunto de los acuerdos publicados por Entidades Locales de Navarra que hayan constituido sus propias comisiones de evaluación documental. Cada acuerdo vendrá acompañado con la información de la serie relativa a los expedientes y tipos documentales que los componen, de manera que se identifiquen claramente los documentos incluidos en la evaluación.

–Las Entidades Locales de Navarra podrán acogerse a los acuerdos adoptados por otra Entidad Local que haya constituido su propia comisión de evaluación documental. Para ello, la Entidad Local interesada deberá solicitar el correspondiente acuerdo favorable a la Comisión de Evaluación Documental, identificando de forma inequívoca el acuerdo de referencia, con indicación de serie, denominación de expedientes y, en especial, tipología de documentos para los que propone la eliminación, así como el período cronológico que abarcan. Para ello utilizará los impresos incluidos como anexo a esta Orden Foral, a los que acompañará un modelo de expediente. Recibida la solicitud, la Comisión de Evaluación Documental cotejará esta información con la del acuerdo de referencia, pudiendo requerir a la Entidad Local información complementaria, o decidir la conveniencia de efectuar una visita in situ, si lo estimara oportuno para asegurar el carácter idéntico de ambas, al objeto de garantizar éste de cara a la adopción del acuerdo por parte de la Comisión.

–Una vez que la Entidad Local lleve a cabo la eliminación de los documentos que cuenten con acuerdo favorable de la Comisión de Evaluación Documental, la Entidad Local informará puntualmente de este hecho a la Comisión mediante la remisión de la correspondiente acta de eliminación (véase el modelo en anexo).

–El acuerdo favorable de la Comisión de Evaluación Documental para la eliminación de documentos se entenderá válido únicamente para aquellos identificados en la solicitud y referido a un periodo cronológico en concreto. Para sucesivas eliminaciones la Entidad Local deberá solicitar un nuevo acuerdo favorable aún cuando afecte a expedientes de la misma serie cuyo acuerdo hubiera sido favorable anteriormente.

–La eliminación de documentos únicamente podrá llevarse a cabo sobre los documentos que aparecen identificados en los acuerdos de evaluación publicados por las Entidades Locales tomados como referencia.

–Este mismo procedimiento de solicitud de acuerdo favorable se seguirá por las Entidades Locales de Navarra cuando éstas tomen como referencia para la eliminación de documentos los acuerdos de evaluación y eliminación adoptados por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra de aplicación sobre series comunes a todas las Administraciones Públicas de Navarra, de acuerdo con la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos. Así mismo, las Entidades Locales de Navarra realizarán el mismo procedimiento de solicitud cuando éstas tomen como referencia para la eliminación de documentos los acuerdos de evaluación y eliminación adoptados por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra a solicitud de otras Entidades Locales de Navarra.

–Con carácter general, las comisiones de evaluación documental constituidas por las Entidades Locales cooperarán entre sí, de manera que sumen esfuerzos mediante una actuación complementaria en la adopción de acuerdos que faciliten la extensión de la práctica de la eliminación de documentos al conjunto de las Entidades Locales de Navarra. El Departamento competente en materia de archivos impulsará esta cooperación, a través del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, en el ejercicio de su función de cabecera del Sistema Archivístico de Navarra.

–La Comisión de Evaluación Documental trasladará puntualmente al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental cuanta información reciba de las Entidades Locales de Navarra relativa a la práctica de la eliminación documental, al objeto de mantener actualizado el Mapa de Archivos de Navarra.

Acta de eliminación (PDF).

Solicitud de acuerdo favorable para la eliminación de documentos (Entidades Locales) (PDF).